Bien travailler avec le dossier des ouvrages exécutés

Etabli lors de la livraison du chantier et de la remise des clefs, le dossier des ouvrages exécutés (DOE) est un document qui retrace l'ensembles des travaux réalisés sur l'ouvrage. Essentiel, ce dossier des ouvrages exécutés vise à faciliter l'entretien et la maintenance du bien par tous les exploitants et propriétaires grâce à une meilleure compréhension de sa construction, de ses composants et de son fonctionnement.

A la lecture de cet article, découvrez plus avant le DOE (dossier des ouvrages exécutés), son utilité, les informations indispensables qui le composent ainsi que les responsables de sa préparation.

Préparé lors de l'achèvement des travaux, le DOE (dossier des ouvrages exécutés) sera remis au maître d'ouvrage à la livraison du chantier. Ce document liste l'intégralité des travaux ayant été réalisés sur l'ouvrage ainsi que les opérations de maintenance à réaliser.

Chacune des parties prenantes du chantier (du client final à l'entreprise en charge de la maitrise d'oeuvre) doit en posséder une version complète, toutes les versions étant identiques entre elles. Ce DOE sera le plus souvent préparé au format papier mais à l'heure de la transformation numérique des entreprises du bâtiment, ce DOE pourra être préparé au format numérique si mentionné dans le cahier des charges.

Destiné à facilité la compréhension et l'exploitation du bâtiment dans sa phase de vie, le dossier des ouvrages exécutés (DOE) est très utile en cas de sinistre à titre d'exemple. En effet, grâce aux informations qu'il contient, le maître d'ouvrage sera en mesure de transmettre des informations précises à son assureur et aux experts pour appréhender la nature des dommages de la meilleure façon possible.

Nota Bene : en fonction de la nature du marché, public ou privé, ce DOE sera obligatoire ou contractuel.

Obligatoire pour les marchés publics, la formalisation est prévue dans le Code des Marchés Publics (article 40 du cahier des clauses administratives générales - CCAG). Le maître d'oeuvre est responsable de son établissement après avoir récupérer les informations auprès de tous les corps d'état.

Pour les marchés privés, tant les modalités de réalisation que de remises sont contractuelles et définies à la passation du marché.

Parfois perçu comme une contrainte, négligé et confié à un service éloigné du chantier, le DOE peut alors devenir un document complexe, désordonnée et donc inopérant. A l'inverse, s'il est réalisé avec soin en veillant à sa structure ordonnée, le DOE remplit alors parfaitement sa fonction originelle, à savoir :

• accéder aisément à toutes les informations utiles,
• s'assurer de la cohérence des informations entre tous les intervenants du chantier,
• travailler en toute autonomie sans avoir à solliciter d'autres prestataires du chantier grâce à une information complète et structurée.

Comme expliqué précédemment, les modalités de rédaction du dossier des ouvrages exécutés (DOE) diffèrent selon que le marché soit public ou privé.

1. Le marché public

Fixé à l'article 40 du CCAG Travaux (Cahier des Clauses Administratives Générales) du Code des Marchés Publics, le DOE est sous la responsabilité du maître d'oeuvre qui doit assurer la communication et le recueil de toutes les informations nécessaires auprès des différents intervenants du chantier pour constituer ce dossier.

Ce dossier des ouvrages exécutés comprendra des éléments obligatoires :

1. les plans d’exécution conformes à l'ouvrage exécuté,
2. les notices de fonctionnement,
3. les prescriptions de maintenance.

A ces documents pourront également être ajoutés des documents complémentaires optionnels :

1. les fiches techniques des produits utilisés,
2. la liste des pièces détachées,
3. des informations sur le matériel et matériaux utilisés,
4. les préconisations sur les produits d’entretien,
5. les notices d'entretien,
6. les formations à l'utilisation des équipements et du matériel...

2. Le marché privé

Les modalités d’établissement et de remise sont totalement contractuelles et fixées lors de la passation du marché.

Bien que les modalités du DOE dans le cadre d'un marché privé soient totalements contractuelles, le marché se réfère dans de nombreuses occasions à la norme NF P 03-001. Dans ce cas, le dossier des ouvrages exécutés se composera de 3 documents essentiels :

1. les plans d'exécution conformes à l'ouvrage exécuté,
2. l'intégralité des notices de fonctionnement et les règles de maintenance,
3. la liste exhaustive des équipements utilisés.

Nota Bene : indépendamment de la nature publique ou privé du chantier, le DOE est précisément défini dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).

Ayant défini le périmètre de chaque entreprise, le dossier des ouvrages exécutés est sous la responsabilité du maître d'oeuvre. Toute entreprise ou mandataire ayant réalisé les travaux doit rédiger le DOE et lui remettre à la réception des travaux.

Conformément à l'article 40 du CCAG, l'entreprise titulaire des travaux est tenue de fournir au maître d'oeuvre :

• à la réception des travaux : les notices de fonctionnement, les spécifications de pose, les prescriptions de maintenance des éléments, les conditions de garanties et les constats d'évacuation des déchets,
• dans un délai d'un mois suivant la date de notification de la décision de réception des travaux : les éléments précisés ci-dessus complétés par les documents nécessaires à l'établissement du DIUO (dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage)

Au moment de débuter votre projet de construction d'un bâtiment ou de sa réhabilitation, vous pouvez compter sur l'expertise et l'accompagnement d'Unizio. Vous souhaitez en discuter ? Contactez-nous !